Duty of care: qué obligaciones legales tienen las empresas con sus empleados viajeros (y cuáles no)

El término duty of care —deber de protección— se ha convertido en un pilar fundamental de la gestión de viajes corporativos. Pero existe una confusión frecuente entre lo que la ley española obliga a hacer y lo que es simplemente buena práctica empresarial. Esta distinción no es trivial: el incumplimiento de obligaciones legales puede derivar en sanciones económicas, responsabilidad civil e incluso penal, mientras que la ausencia de buenas prácticas solo afecta a la reputación y la retención de talento.

Este artículo separa claramente ambos niveles para que las empresas con empleados viajeros entiendan dónde termina la recomendación y dónde empieza la obligación jurídica.

Qué dice realmente la legislación española

En España, el duty of care aplicado a viajes de trabajo no tiene una ley específica que lo regule. En su lugar, se deriva de dos marcos legales generales que ya existen:

1. Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales (LPRL)

Esta es la norma fundamental. Según el artículo 14 de la LPRL, el empresario tiene la obligación de garantizar la seguridad y salud de sus trabajadores en todos los aspectos relacionados con el trabajo. Esto incluye a los empleados que viajan por motivos laborales, tanto dentro como fuera de España.

La ley establece obligaciones concretas:

• Evaluar los riesgos asociados con la actividad laboral, incluidos los desplazamientos.

• Planificar acciones preventivas basadas en esa evaluación.

• Informar y formar a los trabajadores sobre los riesgos específicos de su actividad.

• Garantizar la seguridad del empleado ante situaciones de peligro grave e inminente.

Esto significa que si una empresa envía a un empleado a una zona donde existen riesgos conocidos —inseguridad, crisis sanitaria, desastres naturales— y no realiza ninguna evaluación previa ni informa al trabajador, está incumpliendo la ley.

2. Código Penal (artículos 316 y 318)

El Código Penal español tipifica como delito el incumplimiento grave de las normas de prevención de riesgos laborales cuando se pone en peligro la vida, salud o integridad física de los trabajadores. Las penas pueden llegar hasta tres años de prisión en casos graves, además de sanciones económicas.

Si un empleado sufre un accidente grave durante un viaje de trabajo y se demuestra que la empresa no tomó medidas básicas de prevención, los directivos pueden enfrentar responsabilidad penal.

Obligaciones legales imperativas: lo que sí debes cumplir

Basándonos en la LPRL y el Código Penal, estas son las obligaciones jurídicamente exigibles para empresas con empleados que viajan:

1. Evaluación previa de riesgos del destino

   Antes de autorizar un viaje, la empresa debe identificar los riesgos asociados al destino: seguridad local, situación política, condiciones sanitarias, riesgos de desastres naturales. No se exige un informe de 50 páginas, pero sí una evaluación documentada y razonable.
   
   

2. Información al trabajador sobre los riesgos detectados

   El empleado tiene derecho a conocer los riesgos del viaje antes de realizarlo. Esto incluye advertencias sobre zonas peligrosas, recomendaciones de vacunación, o alertas sobre huelgas o disturbios previstos.

   
   

3. Garantía de seguridad ante peligro grave e inminente

   Si durante el viaje surge una situación de peligro grave (terremoto, atentado, conflicto armado), la empresa tiene la obligación legal de actuar para proteger al empleado. Esto puede incluir cambio de alojamiento, evacuación o cancelación del viaje.
   
   

4. Registro y seguimiento de empleados en desplazamiento

   Aunque la ley no especifica el método, la empresa debe tener capacidad de localizar a sus empleados viajeros en caso de emergencia. Sin esta información, es imposible cumplir con la obligación de garantizar su seguridad.
   
   

5. Seguro de accidentes laborales

   Según el convenio colectivo aplicable, algunas empresas están obligadas a contratar un seguro de accidentes de trabajo que cubra desplazamientos. Aunque no es universal, es común en sectores como construcción o comercio internacional.

Buenas prácticas: recomendables, pero no obligatorias

Todo lo que va más allá de lo anterior es buena práctica empresarial, pero no obligación legal. Esto no significa que sea irrelevante; simplemente que su ausencia no genera sanciones directas:

1. Contratación de seguro de viaje completo

   Aunque algunos convenios lo exigen, en la mayoría de casos no existe obligación legal de contratar seguros de viaje con cobertura médica internacional, repatriación o cancelación. Sin embargo, es altamente recomendable para evitar costes imprevistos y proteger al empleado.

   
   

2. Aplicaciones de seguimiento en tiempo real

   Usar apps que permitan localización GPS en tiempo real es una excelente práctica, pero la ley no obliga a tecnología específica. Basta con que la empresa tenga un sistema funcional de contacto y localización.

   
   

3. Alertas automáticas sobre eventos en destino

   Recibir notificaciones automáticas cuando ocurre un evento crítico cerca de donde está un empleado (atentado, terremoto, huelga) es muy útil, pero no es un requisito legal. La obligación es actuar cuando se tiene conocimiento del peligro, no tener sistemas automáticos de detección.

   
   

4. Planes de evacuación detallados

   Tener protocolos escritos, puntos de contacto de emergencia y rutas de evacuación predefinidas es recomendable, especialmente para destinos de alto riesgo. Pero la ley solo exige que la empresa actúe de forma razonable ante una emergencia, no que tenga documentación específica.

   
   

5. Formación específica sobre seguridad en viajes

   Dar formación a empleados sobre cómo comportarse en destinos de riesgo (qué zonas evitar, cómo actuar ante manifestaciones, etc.) es buena práctica, pero no obligación jurídica salvo que el convenio colectivo lo establezca.

Consecuencias del incumplimiento: cuándo se activa la responsabilidad

El incumplimiento de las obligaciones legales de duty of care puede acarrear:

• Sanciones administrativas (Inspección de Trabajo)

  Las sanciones por incumplimiento de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales oscilan entre 45 euros y 983.736 euros según la gravedad. Las infracciones graves incluyen no evaluar riesgos o no informar al trabajador; las muy graves, poner en peligro su vida o integridad física.

• Responsabilidad civil

  Si el empleado sufre daños durante el viaje por falta de medidas preventivas, puede reclamar indemnización por daños y perjuicios. La empresa deberá demostrar que cumplió con sus obligaciones de evaluación y protección.

• Responsabilidad penal

  En casos de negligencia grave, los directivos pueden enfrentar penas de prisión de hasta tres años según el Código Penal. Esto aplica cuando se incumplen normas de seguridad de forma consciente y se pone en peligro grave la vida del trabajador.

• Daño reputacional

  Aunque no es sanción legal, un accidente grave por falta de duty of care puede generar crisis reputacional, pérdida de talento y dificultades para atraer empleados en sectores competitivos.

Cómo cumplir sin sobrecostes innecesarios

Muchas empresas creen que el duty of care requiere inversiones millonarias en tecnología o seguros premium. La realidad es que cumplir con las obligaciones legales básicas es accesible:

• Evaluación de riesgos: Consultar fuentes oficiales (Ministerio de Asuntos Exteriores, OMS, medios especializados) antes de autorizar viajes. No requiere consultoras externas.

• Información al empleado: Un email detallando riesgos conocidos del destino, recomendaciones y contactos de emergencia cumple con la obligación legal.

• Registro de viajeros: Una hoja de cálculo compartida con itinerarios, contactos y ubicaciones es suficiente si se actualiza y se consulta regularmente.

• Capacidad de reacción: Tener un protocolo claro de qué hacer ante emergencias (quién contacta al empleado, quién decide evacuación, quién gestiona seguros) es más importante que tener tecnología sofisticada.

Para empresas con alta frecuencia de viajes internacionales o destinos de riesgo, la inversión en sistemas de alertas automáticas y seguros completos se justifica por eficiencia y tranquilidad, no por obligación legal.

El error más común: confundir moral con legal

El debate sobre duty of care a menudo mezcla dos dimensiones distintas:

• Obligación legal: lo que la ley exige bajo amenaza de sanción.

• Obligación moral/ética: lo que se considera responsable desde el punto de vista de la cultura corporativa.

Ambas son importantes, pero operar sin distinguirlas genera confusión. Una empresa puede cumplir estrictamente con la ley y aun así ser percibida como negligente por sus empleados si no va más allá del mínimo legal. Del mismo modo, una empresa puede invertir en tecnología avanzada de seguimiento pero incumplir con la obligación básica de evaluar riesgos antes de enviar a alguien a una zona peligrosa.

Lecciones operativas para empresas con empleados viajeros

El duty of care no es un concepto abstracto, sino un conjunto de obligaciones concretas con consecuencias legales reales. Para empresas con operaciones internacionales, las lecciones son claras:

• Evaluar siempre: Antes de cada viaje a destinos desconocidos o de riesgo, documentar los riesgos identificados y las medidas adoptadas.

• Informar claramente: Asegurarse de que el empleado recibe información específica sobre riesgos del destino antes de viajar.

• Tener capacidad de reacción: Mantener contacto con empleados en desplazamiento y poder actuar rápido ante emergencias.

• Documentar decisiones: Guardar registro de evaluaciones de riesgo, comunicaciones con empleados y acciones tomadas ante incidentes. En caso de reclamación, la carga de la prueba recae en la empresa.

El objetivo no es generar burocracia innecesaria, sino proteger a las personas y evitar responsabilidades legales evitables. En un mundo donde los riesgos globales cambian cada día, las empresas que combinan cumplimiento legal con sistemas de información en tiempo real están mejor posicionadas para proteger a su equipo y operar con tranquilidad.